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    酒店?duì)I銷人員在與顧客談妥承辦會(huì)議細(xì)節(jié)后，對(duì)內(nèi)發(fā)布一份；類似公文的會(huì)議通知單，告知酒店各個(gè)部門在該會(huì)議中應(yīng)負(fù)責(zé)執(zhí)行的工作。
    酒店會(huì)議通知單的內(nèi)容包括契約書中的主要資料，以及各部門所需要準(zhǔn)備的物品和相關(guān)事項(xiàng)，如會(huì)議時(shí)間和相關(guān)事項(xiàng)、接洽人、特殊要求等。各部門接獲會(huì)議通知單后，必須按照通知單上的要求執(zhí)行工作。
 

    顧客有時(shí)候會(huì)對(duì)會(huì)議細(xì)節(jié)稍作修改，如參加人數(shù)的增減等。為適應(yīng)這種臨時(shí)變更，酒店?duì)I銷部門應(yīng)該在會(huì)議舉辦前一周，再與顧客確認(rèn)會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)，將發(fā)生錯(cuò)誤的可能性降至最低。
    在以電話或傳真的方式與顧客進(jìn)行過確認(rèn)后，如果沒有需要變更的事項(xiàng)，一切準(zhǔn)備工作即可按照會(huì)議通知單所述進(jìn)行；但若顧客對(duì)會(huì)議提出了任何變更，營銷部門就必須馬上以會(huì)議變更單通知各相關(guān)部門。
    會(huì)議變更單上須詳細(xì)寫明會(huì)議原案及修訂后的變更項(xiàng)目，以白紙黑字清楚地告知相關(guān)部門修改過的工作項(xiàng)目，這樣各部門即可依照變更內(nèi)容調(diào)整工作，合力達(dá)成顧客的要求。
    另外，使用變更明確傳達(dá)會(huì)議信息，相關(guān)部門便不再允許有未接到通知的借口，所以有效避免了酒店各部門互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象。
 

 

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